En e-commerce, el inventario es una palanca doble: si falta stock, pierdes ventas y confianza; si sobra, inmovilizas caja, pagas almacenaje y terminas descontando. La buena noticia es que no necesitas un sistema complejo para mejorar mucho tus decisiones. Con un método simple y repetible puedes pasar de “reponer por intuición” a “reponer con reglas claras” y adaptarlo conforme crece tu tienda.
La base: separa el problema en dos decisiones
La reposición se vuelve manejable cuando la divides en dos preguntas:
- Cuándo pedir: definir el punto de pedido (reorder point).
- Cuánto pedir: definir una cantidad de pedido razonable.
El forecasting (pronóstico) alimenta ambas. No se trata de adivinar el futuro con precisión, sino de establecer un consumo esperado y protegerte con un margen de seguridad.
El método simple en 8 pasos (aplicable por SKU)
1) Elige una unidad de planificación y limpia datos
Define si planificas por día o por semana. Para la mayoría de e-commerce, semana funciona bien porque suaviza ruido y facilita revisiones. Luego, para cada SKU:
- Trabaja con unidades vendidas, no con ingresos.
- Separa ventas normales de picos por promociones si fueron excepcionales.
- Revisa quiebres pasados: si hubo días sin stock, esas “ventas” faltantes no aparecen. Anota esas semanas como subestimadas.
- Ten a mano el lead time real del proveedor (promedio y variabilidad): días desde pedido hasta recepción disponible para vender.
2) Define la “demanda base” con una media móvil
Para un método simple y robusto, usa una media móvil de las últimas 6 a 12 semanas (ajusta según rotación):
Demanda semanal base = promedio de unidades/semana de las últimas N semanas.
Regla práctica:
- SKU de alta rotación: N = 6 (reacciona más rápido).
- SKU de rotación media: N = 8–10.
- SKU lenta: N = 12 o más (evita cambios por ruido).
3) Ajusta por estacionalidad y campañas (sin complicarte)
Si tu tienda tiene estacionalidad clara (por ejemplo, verano/invierno, Black Friday, vuelta al cole), no necesitas un modelo sofisticado. Aplica un factor multiplicador simple:
- Factor estacional: 1,2 si esperas +20% vs. normal; 0,8 si esperas -20%.
- Factor campaña: si planeas una promo y estimas duplicar ventas, usa 2,0 durante las semanas afectadas.
Entonces:
Demanda ajustada = Demanda base × Factor estacional × Factor campaña.
Si no tienes histórico suficiente, empieza con un factor conservador y corrige tras la primera ejecución.
4) Calcula la demanda durante el lead time
El punto de pedido depende de lo que venderás mientras esperas la reposición. Convierte tu demanda ajustada a demanda durante lead time:
Demanda durante lead time = Demanda diaria ajustada × Lead time (días).
Si planificas semanalmente, puedes aproximar:
- Demanda diaria ajustada = Demanda semanal ajustada ÷ 7.
Ejemplo mental: si vendes 70 unidades/semana (10 al día) y el lead time es 12 días, consumirás unas 120 unidades durante ese periodo.
5) Define un stock de seguridad con una regla práctica
El stock de seguridad protege contra dos incertidumbres: demanda más alta de lo esperado y lead time más largo. Si buscas una fórmula simple sin estadística avanzada, usa “días de cobertura”:
- SKU A (muy crítico / alta rotación / margen alto): 7–14 días de seguridad.
- SKU B (rotación media): 5–10 días.
- SKU C (lenta o muy cara de almacenar): 3–7 días.
Stock de seguridad = Demanda diaria ajustada × Días de seguridad.
Cómo elegir los días de seguridad de forma coherente:
- Si tu proveedor es irregular o importas: sube los días.
- Si puedes reponer rápido o tienes alternativa local: bájalos.
- Si las roturas dañan mucho la recompra (consumibles): sube los días.
6) Calcula el punto de pedido (cuándo pedir)
Ahora sí, una regla clara que puedes automatizar en una hoja de cálculo:
Punto de pedido = Demanda durante lead time + Stock de seguridad.
Interpretación operativa: cuando tu stock disponible (existencias en almacén menos reservas, más lo que está en tránsito si ya está confirmado) caiga por debajo de ese valor, debes lanzar un pedido.
Si gestionas pre-ventas o backorders, define explícitamente si los restas del disponible para que el sistema no “oculte” demanda real.
7) Define la cantidad a pedir (cuánto pedir) sin fórmulas complicadas
Para no caer en sobreinventario, evita pedir “para varios meses” por costumbre. Un método simple es pedir para cubrir un periodo objetivo (ciclo de revisión) más el lead time, manteniendo la seguridad:
Cantidad a pedir = (Demanda diaria ajustada × (Lead time + Días de cobertura objetivo)) + Stock de seguridad − Stock disponible.
La cobertura objetivo suele estar entre 14 y 30 días, según:
- Rotación y caducidad: más rotación permite mayor cobertura, productos perecederos exigen menor.
- Espacio y coste de almacenaje: si es alto, baja la cobertura.
- Descuentos por volumen: si existen, compáralos contra el coste de capital e inmovilización.
Tope de realidad: respeta el MOQ (minimum order quantity) del proveedor y el tamaño de caja. Si el MOQ te obliga a excederte, compénsalo bajando la cobertura objetivo para la próxima compra o renegociando condiciones.
8) Establece una cadencia de revisión y un tablero mínimo
El método funciona cuando lo ejecutas con disciplina. Define:
- Revisión semanal para SKUs A y B (los que mueven la caja).
- Revisión quincenal o mensual para SKUs C.
Tu tablero mínimo por SKU debería mostrar:
- Demanda base y demanda ajustada.
- Lead time (promedio) y días de seguridad.
- Punto de pedido.
- Stock disponible, stock en tránsito y fecha estimada de llegada.
- Cobertura en días: Stock disponible ÷ Demanda diaria ajustada.
Cómo priorizar sin ahogarte: segmentación ABC simple
Si tienes cientos o miles de SKUs, no todos merecen el mismo nivel de control. Segmenta por impacto:
- A: el 10–20% de SKUs que generan 70–80% de ventas o margen.
- B: contribución media.
- C: cola larga.
Aplica más frecuencia y mayor stock de seguridad a A, y reglas más conservadoras a C para no acumular inventario muerto. Esta segmentación suele ser más útil que organizarse por categorías de catálogo.
Casos comunes y cómo resolverlos con el mismo método
Productos nuevos (sin histórico)
Sin ventas pasadas, construye una demanda base provisional:
- Usa un análogo (producto similar) y ajusta a la baja.
- Si harás ads, define un escenario conservador y uno agresivo.
- Empieza con una cobertura corta y revisa cada semana.
Cuando tengas 4–6 semanas de datos, pasa a media móvil normal.
Picos por campañas y roturas post-campaña
El error típico es proyectar el pico como si fuera normal y sobrerreponer. Para evitarlo:
- Separa semanas de campaña en el cálculo de la demanda base.
- Aplica el factor campaña solo en el periodo real de promoción.
- Tras la campaña, vuelve al factor 1,0 o al estacional correspondiente.
Si la campaña trae nuevos clientes y esperas un “nuevo nivel” de demanda, incrementa la base gradualmente (por ejemplo, ajustando la media móvil a 6 semanas y revisando tendencia).
Lead time incierto y retrasos
Si tu proveedor falla en tiempos, tu stock de seguridad no puede ser “bonito”, debe ser útil. Dos prácticas rápidas:
- Calcula lead time como promedio + un margen (por ejemplo, +20%).
- Si hubo retrasos fuertes recientes, sube temporalmente los días de seguridad en SKUs A.
Con el tiempo, registra lead time real por pedido y podrás afinar con más precisión.
Variantes (talla/color) que canibalizan
En moda y accesorios, las variantes compiten entre sí. Aun así, el punto de pedido se calcula por SKU, pero conviene mirar dos niveles:
- Nivel variante: evita roturas en tallas top.
- Nivel modelo: vigila el total para no sobrerreponer colores o tallas lentas.
Una regla práctica: asigna más días de seguridad a las 2–3 variantes más vendidas y menos al resto, para evitar acumulación.
Señales de que tu reposición está mejorando (y de que algo va mal)
Métricas simples que puedes seguir cada semana
- Tasa de rotura: pedidos o sesiones con “sin stock” en SKUs A.
- Días de cobertura: por SKU A/B, idealmente dentro de un rango objetivo.
- Inventario envejecido: unidades o valor con más de X días en almacén.
- Fill rate del proveedor: si te entrega completo y a tiempo.
Alertas típicas
- Si sube tu inventario y también suben roturas, probablemente hay mala asignación (sobras en C, faltas en A) o lead time mal estimado.
- Si baja inventario y bajan ventas, quizá tu punto de pedido es demasiado bajo o tu demanda base se quedó atrás.
- Si hay mucho “stock en tránsito” y aún así rompes, el problema suele ser pedido tardío (revisiones poco frecuentes) o lead time real más alto.
Plantilla mental para ejecutar sin fricción
Cuando estés revisando un SKU, recorre este checklist:
- Demanda base (media móvil) actualizada.
- Factores aplicados si hay estacionalidad o campaña.
- Lead time realista y días de seguridad acordes al riesgo.
- Punto de pedido calculado.
- Stock disponible + tránsito confirmados.
- Si el disponible cae por debajo del punto de pedido, pedido hoy con cantidad por cobertura objetivo.
Este enfoque no pretende ser perfecto; pretende ser consistente. En e-commerce, la consistencia gana: convierte la reposición en un proceso, reduce decisiones improvisadas y hace que tu caja, tus campañas y tu experiencia de compra trabajen en la misma dirección.