Consejos para mejorar la atención telefónica en tu negocio

Si tienes una empresa o negocio y te gustaría ofrecer una atención telefónica personalizada de la mejor calidad a continuación te presentamos algunos consejos que pueden resultarte interesantes para conseguir mejorarla y ofrecer una verdadera atención a la altura de tus clientes, proveedores y demás personas que puedan necesitar tu ayuda o información relativa a tu empresa.

La rapidez es la clave

Ser rápidos no significa renunciar a la calidad. Para ofrecer una atención telefónica de la mejor calidad sin duda deberás atender a tus clientes tan rápido como puedas, pero siempre haciéndolo de la mejor forma y ofreciéndoles las mejores respuestas o aportándoles los datos o la información que necesiten en el menor tiempo posible. Debes tener en cuenta que el teléfono no debe sonar más de tres veces porque de lo contrario es probable que corten la llamada. En cuanto a la atención mediante redes sociales, gmail o cualquier otro tipo de medio telemático será necesario responder a los clientes el mismo día si de verdad quieres prestar una atención al cliente a la altura de tu empresa.

Mensajes de calidad

Tanto si se trata del mensaje grabado para las horas en las que la atención al cliente directa y personal no esté disponible como si se hablamos de la atención personalizada, directa y telefónica sin duda resulta clave que el mensaje sea conciso, eficiente y de calidad. La pronunciación debe ser correcta y se debe proporcionar a las personas encargadas de la atención al cliente unas pautas claras para que puedan aportar respuestas que vayan a ser útiles para los clientes que las necesiten. La persona que recurre a la Atención al Cliente debe terminar la conversación entendiendo perfectamente lo que se le ha explicado y por tanto con una imagen coherente y de calidad de la empresa. Todos los mensajes que se hagan en nombre de la empresa desde el departamento de Atención al Cliente deben tener un fondo común, educado y que ponga en valor todos los puntos fuertes de la empresa.

La educación es muy importante

Se debe saludar siempre con cortesía a los clientes o proveedores, así como también se debe tener preparada una despedida elegante. Hay que preguntar siempre a las personas que soliciten la atención al cliente en qué se les puede ayudar, y una vez resuelto el problema o duda, consultar si esto es todo o se les puede ayudar en algo más. Nunca hay que perder las formas ni colgar el teléfono, sino ser pacientes y contestar siempre con cortesía y educación. A la hora de lidiar con clientes enfadados o descontentos sin duda se les deben aportar las mejores soluciones posibles y solamente en caso de no poder mantener las formas se debería cambiar la atención personalizada a otra persona, pero nunca colgarles el teléfono.

Fuente de la imagen: CALLGest Málaga

Responde siempre

No digas a los clientes que no les pueden ayudar o que llamen en otro momento. Busca siempre soluciones para su problema y en el caso de que no las tengas avísales que les llamaras lo antes posible en cuanto tengas resuelto su problema. Escucha, busca soluciones y déjale claro al cliente que te importa lo que te está contando y que le vas a ayudar en cuanto puedas hacerlo.

Escuchar es vital

Además de responder y ayudar a las personas que soliciten la ayuda a solucionar sus problemas se les debe e escuchar de forma totalmente activa, como leemos en este artículo de Expansion. Estas personas deben notar que se las escucha y se les aporta soluciones o datos que de verdad pueden serles interesantes. Para ello, toma notas si es necesario (desde nombres hasta teléfonos pasando por todo tipo de mensajes). Si no puedes ayudarles al momento pide que esperen un poco mientras resuelves sus dudas o haces las gestiones pertinentes. Pídelo siempre con educación y si la espera se alarga más de lo debido siempre pídele disculpas en nombre de la empresa. En caso de que fuera necesario algo más de tiempo anota el teléfono y explícales que les contactaras en cuanto tengas resuelta su duda o requerimiento.

Una imagen de empresa positiva

Logra que sea el cliente el que cuelgue primero y que lo haga satisfecho, entendiendo que has hecho realmente todo lo que estaba en tu mano por ayudarlo y que has conseguido resolver sus problemas. Todo ello con la mejor educación posible y sin estar haciendo ninguna otra tarea en ese momento, ya que sin duda esa es tu tarea más importante (o la de la persona encargada del departamento de Atención al Cliente).